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Beschaffungsrichtlinien: Spagat zwischen Vorschrift und Spielraum

Die Gemeinden Worb (BE) und Freienbach (SZ) setzen auf nachhaltige Beschaffungskriterien. Während in Worb bereits neue Richtlinien gelten, will Freienbach zuerst die Kosten genauer unter die Lupe nehmen. In beiden Gemeinden hat sich aber gezeigt: Interne Kommunikation ist das A und O.

«Nur, wenn wir nachhaltig beschaffen, kann unsere Welt auf Dauer überleben», davon ist Silvia Berger, Projektleiterin Planung und Umwelt in der Gemeinde Worb (BE), überzeugt. Den einen sei dies bereits klar, anderen noch gar nicht. Egal aus welchem der beiden Lager, seit letztem Jahr dürfte die nachhaltige Beschaffung jedem auf der Worber Gemeindeverwaltung ein Begriff sein. Denn die Gemeinde hat sich per 2020 neue Richtlinien für die Beschaffung gegeben.

Fokus auf Labels

Der ursprüngliche Impuls kam vom Label «Energiestadt». Er löste einen politischen Diskurs zur Nachhaltigkeit in der Beschaffung aus, schliesslich fand das Thema Eingang in das energiepolitische Programm. 2019 erarbeitete Silvia Berger deshalb Richtlinien für die nachhaltige Beschaffung - im Pingpong mit den Abteilungen, den Beschaffenden und der Umweltkommission. Seit Jahresbeginn gelten diese Vorgaben für sämtliche Beschaffungen.

Eine wichtige Stütze bei der Erarbeitung der Beschaffungsstandards waren Gütesiegel. Die Beurteilung falle viel leichter, wenn man Labels als Anhaltspunkte herbeiziehen könne, so Berger. «Die Beschaffenden sollen ja nicht für jedes Sandwich eine eigene Ökobilanz erstellen, um den Nachhaltigkeitsrichtlinien gerecht zu werden.» Dafür musste sie sich zunächst einen Überblick über bestehende Standards und Labels verschaffen und beurteilen, welche für die Gemeinde Worb in Frage kommen. Sie griff dabei auf die Datenbank Labelinfo.ch zurück und erstellte auf dieser Basis einen eigenen Labelkatalog für Worb.

Mehr Standards für kleinere Einkäufe

Gütesiegel sind in gewissen Produktegruppen schon sehr verbreitet, in anderen existieren kaum welche. Berger stellte beim Vergleichen fest, dass es vor allem für kleinere Beschaffungen sehr konkrete und nützliche Labels gibt. «So können wir zum Beispiel für Lebensmittel oder Blumen eine klare Liste von Labels, wie Bio, Max Havelaar und Co., angeben. Innerhalb dieser Liste können die Beschaffenden dann frei wählen, welches sie beachten wollen.»

Aber auch bei grösseren Beschaffungen, etwa im Baubereich, gibt es verschiedene Standards, die als Vorgaben in die Beschaffungsrichtlinien einfliessen können. «Zumindest im Hochbau haben wir zum Beispiel mit den Minergie-Labels klare Anhaltspunkte. Im Tiefbau hingegen gibt es noch nicht viel, das schon marktreif ist.» Für Gebäude entschied sich Berger schliesslich dazu, den «aktuellen Gebäudestandard von Energiestadt» als Vorgabe zu definieren. Das habe den Vorteil, dass immer der aktuellste Standard eingehalten werde, ohne dass die Gemeinde bei Veränderungen die Richtlinien anpassen müsse.

Welches Papier, welches Putzmittel?

In einer ähnlichen Situation befand sich letztes Jahr die Umweltschutzbeauftragte der Gemeinde Freienbach (SZ). Nachdem die Gemeinde vor sieben Jahren bereits soziale Kriterien für die Beschaffung einführte, erarbeitete Barbara Darani 2019 mit Unterstützung eines Fachbüros deren ökologische Ergänzung. Standards waren auch hier ein wichtiger Anhaltspunkt. Um die passenden Labels herauszufiltern, musste Darani insbesondere die lokalen Gegebenheiten berücksichtigen: «Wir haben zwei relativ grosse Pflegezentren in unserer Gemeinde. Viele der zu beschaffenden Produkte, wie zum Beispiel Textilien oder Reinigungsmittel, müssen je nach Einsatzort bereits strengen Hygiene- und Gesundheitsanforderungen gerecht werden.» Bei weniger heiklen Produkten wie Papier oder Bürogeräten ist die Sache einfacher: Anerkannte Standards seien hier bereits gut etabliert, so Darani.

Parallele Trockenübung

Zwingende Beschaffungsvorgaben sind die Richtlinien in Freienbach noch nicht. Im Unterschied zur Gemeinde Worb entschied der Gemeinderat in Freienbach, die Richtlinien nicht sofort einzuführen, sondern diese zuerst in einer Art Trockenübung zu testen. «Dem Gemeinderat fehlten konkrete Aussagen zu den Mehrkosten. Deshalb beschaffen wir dieses Jahr wie bisher, werten aber gleichzeitig aus, was es gekostet hätte, wenn wir die neuen Richtlinien angewendet hätten», erklärt Darani.

2021 werden die Umweltschutzbeauftragte und der Abteilungsleiter Bau diese Gegenüberstellung evaluieren und einen Bericht verfassen. «Wir möchten aufzeigen, dass es trotz Vorgaben auch einen gewissen Spielraum gibt. Das Ziel waren von Anfang an realistische und nicht zu strikte Kriterien, von denen man mit einer guten Begründung auch abweichen kann.»

Schlank und verständlich

Ob der Gemeinderat die neuen Richtlinien schliesslich verbindlich einführt, ist noch unklar. Falls die Kriterien nochmals angepasst werden müssten, möchte Darani mehr auf persönliche Gespräche setzen. «Wir müssen die Bedürfnisse der betroffenen Abteilungen kennen, auch in den konkreten Arbeitsbereichen und vielleicht sogar sehr produktspezifisch.» Zudem hätten die Rückmeldungen gezeigt: «Ein Papierstapel voller Vorgaben schreckt ab. Die Richtlinien sollten möglichst schlank und verständlich sein.»

Mit dem Gemeinderatsentscheid für die ökologischen Kriterien wäre die Arbeit aber noch nicht getan, dessen ist sich Darani bewusst. Das Ziel: Die Beschaffenden verstehen, worum es geht und wie wichtig das Thema ist. Sie ist überzeugt: «Man kann in solchen Prozessen gar nicht genug kommunizieren.»

Ein Zeichen setzen

Auf das Verständnis der Beschaffenden setzte auch Silvia Berger in Worb, als sie Anfang Jahr eine interne Weiterbildung zu den sozialen, ökologischen und wirtschaftlichen Beschaffungskriterien durchführte. «So haben wir die Wichtigkeit der nachhaltigen Beschaffung aufgezeigt», betont die Projektleiterin Planung und Umwelt.

Wie die Umsetzung der verbindlichen Kriterien im ersten Jahr gelaufen ist, will Berger im Januar 2021 auswerten. Danach ist ein jährliches Controlling geplant. Repräsentative Aussagen erwartet Berger erst nach rund zehn Jahren. Unabhängig davon ist sie aber überzeugt, dass die Gemeinde mit ihren Richtlinien ein Zeichen setzt: «Die Ziele der Schweiz bis 2050 sind klar. Wir können nun als Vorbild vorangehen und zeigen, wie man mit nachhaltiger Beschaffung einen Beitrag leisten kann. So motivieren wir hoffentlich auch die Privatwirtschaft.»

Autorin: Nadine Siegle, Projektleiterin Kommunikation
Bildquelle: Roland Zumbuehl (CC BY-SA 4.0)

 

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Ein Papierstapel voller Vorgaben schreckt ab. Die Richtlinien sollten möglichst schlank und verständlich sein.

Barbara Darani, Umweltschutzbeauftragte der Gemeinde Freienbach (SZ)

 

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Nadine Siegle
Projektleiterin Kommunikation, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit
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