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Zusammen einkaufen – im Praxistest

In einem Pilotversuch haben drei Zentralschweizer Gemeinden gemeinsam nachhaltig beschafft. Die Idee überzeugt, die Umsetzung ist allerdings anspruchsvoll. Was es für eine erfolgversprechende koordinierte Beschaffung braucht, zeigen die nachfolgenden Erkenntnisse.

Die Gemeinden Luzern, Kriens und Meggen haben gemeinsam Hygienepapier eingekauft. Nicht etwa, weil das Produkt zu Pandemiezeiten zu einem raren Gut wurde. Vielmehr testeten sie in einem Pilotversuch die Vorteile einer koordinierten nachhaltigen Beschaffung. Eine zentrale Überlegung dabei: Wenn viele Beschaffende das gleiche fordern, passen sich die Anbieter an. Dabei spielt natürlich auch der Preis beziehungsweise das beste Preis-Leistungs-Verhältnis mit Fokus auf Nachhaltigkeit eine Rolle.

Produktauswahl: Grösster gemeinsamer Nenner

Eine erste Herausforderung der koordinierten Beschaffung ist die Auswahl des Produktes: Was möchte und kann man gemeinsam einkaufen? Die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen sind (Gemeinde-)individuell. Als «Einsteigerprodukt» eignet sich ein Beschaffungsgegenstand mit eher hoher Beschaffungsfrequenz, welcher sowohl standardisiert als auch für viele Gemeinden relevant, aber wenig emotional und dafür punkto Nachhaltigkeit interessant ist. Deshalb einigten sich die Beteiligten im Pilotversuch auf den gemeinsamen Einkauf von Hygienepapier (WC- und Handpapier). Erkenntnis: Die Wahl des Produktes scheint entscheidend für eine erfolgreiche koordinierte Beschaffung.

Beschaffungskompetenz: Gemeinsam lernen

Viele Gemeinden fühlen sich angesichts der gesetzlichen und inhaltlichen Anforderungen einer Beschaffung überfordert. Was ist rechtlich bei einer öffentlichen Ausschreibung zu beachten? Wie machen es andere Gemeinden? Welche Nachhaltigkeitsaspekte gibt es zu berücksichtigen und wie lassen sich diese in die Ausschreibung einbauen? Wie stelle ich sicher, dass ich ein wirklich zweckdienliches Produkt erhalte? Die Fragen, die sich stellen, sind vielfältig und komplex. Das Einarbeiten in die Materie und die Abklärungen sind zeitintensiv. Genau hier war im Pilotprojekt die fachübergreifende Zusammenarbeit inner- und ausserhalb der Gemeinde hilfreich und bot Antworten. Die Beschaffungsverantwortlichen profitierten und lernten voneinander, was von den beteiligten Gemeinden als Hauptnutzen genannt wurde. Erkenntnis: Sich mit anderen Gemeinden vernetzen, Austausch ermöglichen und voneinander lernen, bringt einen langfristigen Mehrwert.

Kooperationsgemeinden: Die Fühler ausstrecken

Selten sind alle Beschaffungen einer Gemeinde zentral organisiert. Umso schwieriger ist es daher vorauszusehen, welche Anschaffungen in naher Zukunft wo anfallen. Für die Planung und die Suche nach möglichen Kooperationsgemeinden wäre es allerdings hilfreich zu wissen, wo demnächst ähnliche Einkäufe anstehen. Erkenntnis: Der Austausch mit anderen Gemeinden kann auch stattfinden, wenn die Beschaffungsabläufe innerhalb der eigenen Gemeinde (noch) nicht vollständig zentralisiert und koordiniert sind.

Koordination: Treibende Kraft

Alle drei Gemeinden hatten wenig Erfahrung in der koordinierten Beschaffung. Entsprechend aufwendig, aber wichtig waren die Erarbeitung der Grundlagen sowie eine koordinierende Instanz, die stetig auf das gemeinsame Ziel zusteuerte. Erkenntnis: Die koordinierte Beschaffung funktioniert nur mit klaren Verantwortlichkeiten, einer treibenden Kraft und viel Überzeugungsarbeit. Ein umfassenderes Fazit werden die Gemeinden erst nach einiger Zeit der koordinierten Beschaffung ziehen. Dann steht auch der Entscheid an, inwiefern und welche Produkte sie in Zukunft wieder koordiniert beschaffen möchten.

Vorbild aus Österreich

Die rund 70 Gemeinden im österreichischen Vorarlberg haben verstanden, wie sinnvoll eine beauftragte Koordinationsstelle ist. Sie setzen seit mehreren Jahren auf eine gemeinsame Beschaffungsstelle, den ÖkoBeschaffungsservice (ÖBS). Das österreichische Vorbild hat das Pilotprojekt in der Zentralschweiz inspiriert. Der ÖBS-Shop bietet Gemeinden mittlerweile Artikel aus über 50 Produktegruppen.

Das Pilotprojekt aus der Sicht von Pusch

Für Gemeinden ist es anspruchsvoll, Nachhaltigkeitskriterien und weitere qualitative Aspekte in die Beschaffungsprozesse einzubeziehen. Das totalrevidierte Beschaffungsrecht fördert aber dieses Vorgehen. Deshalb sollten sich Gemeinden und Städte dafür fit machen. Eine gute Möglichkeit ist die Bündelung der Ressourcen, Kompetenzen und der Beschaffungsmengen, wie im Pilotprojekt angestrebt. Davon profitieren Beschaffende in vielerlei Hinsicht, besonders von der langfristigen Professionalisierung ihrer Beschaffungskompetenzen und -unterlagen, wie auch von Produkten, die nebst finanziellen auch qualitativen und nachhaltigen Kriterien entsprechen. Mit einer zunehmenden Institutionalisierung der gemeindeübergreifenden Zusammenarbeit fallen viele der anfänglichen Vorbehalte, wie beispielsweise der zusätzliche Zeitaufwand, weg. Im Gegenteil, die für den Beschaffungsprozess nötigen Ressourcen werden verringert. Was in der Privatwirtschaft schon lange praktiziert wird, die zentralisierte und standardisierte Beschaffung, ist auch für Gemeinden möglich.

Autorin: Susanne Rutz, Projektleiterin Klima und Energie

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