Die Niederlande machen vorwärts
Die niederländische Verwaltung ist dem Ziel, kreislauffähige Büromöbel zu beschaffen, grosse Schritte nähergekommen. Der ersten Ausschreibung ging ein intensiver Prozess unter Beteiligung aller Stakeholder voraus, der Auftraggeber wie Auftragnehmer gleichermassen forderte und die ganze Büromöbelbranche in Bewegung setzte.
Als die Europäische Union 2015 den Aktionsplan zur Förderung der Kreislaufwirtschaft lancierte, setzte sie sich ein ehrgeiziges Ziel: Das verbreitete lineare Wirtschaftsmodell soll bis 2050 durch ein Modell abgelöst werden, welches Produkte und Materialien möglichst lang in der Wertschöpfungskette hält und die Rohstoffe über die Lebensdauer der Produkte hinweg für weitere Verwendungen zurückgewinnt.
Eine kreislauforientierte öffentliche Beschaffung kann einen wichtigen Beitrag zur effizienten und nachhaltigen Nutzung der Ressourcen, zur Minderung der negativen Umwelteinwirkungen und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen leisten. Vor diesem Hintergrund entschied die Verwaltung der Niederlande, mit der Beschaffung von kreislauffähigem Büromobiliar einen konkreten Anfang zu machen.
Die Ziele waren klar: Die Lebensdauer der vorhandenen Möbel soll durch Pflege, Reparatur und Auffrischung verlängert werden. Neue Möbel haben künftig ambitionierte Anforderungen an die Kreislauffähigkeit einzuhalten. Alle Möbel sollen eine hohe Qualität aufweisen und die Ansprüche an Funktionalität und Ästhetik erfüllen. Die Kundenzufriedenheit soll erhalten bleiben und das Ganze darf nicht teurer zu stehen kommen als bisher.
Im Spannungsfeld der Interessen
Im Unterschied zur Schweiz ist die öffentliche Beschaffung in den Niederlanden in den Bereichen Büromobiliar, Catering, Textilien, ICT und Energie zentralisiert. Die Beschaffungszentralen sind also alleinige Anlaufstellen und bewegen sich dabei im Spannungsfeld der politischen Zielsetzungen, der Kundenwünsche und des Marktes. Zu den Kunden des Bereichs Büromobiliar zählen rund dreissig über das ganze Land verteilte Organisationen und Ministerien, die alle über eigene Budgets verfügen und jährlich rund 30 Millionen Euro für die Büromöblierung der insgesamt 100 000 Arbeitsplätze ausgeben. Kreislauforientierte Beschaffung gehörte bisher nicht zu ihren primären Zielen. Wie also vorgehen?
Ein Fachgremium bestehend aus Käufer:innen, Kund:innen, Vertragsmanager:innen, Jurist:innen, Facility Managern, Nachhaltigkeits- und Finanzverantwortlichen erarbeitete als Erstes ein konsolidiertes Verständnis der Kreislaufwirtschaft und kommunizierte dieses bei allen sich bietenden Gelegenheiten nach innen wie auch nach aussen. Die Medien sprangen auf und kreislauforientierte Beschaffung war plötzlich in aller Munde. Das hat geholfen.
Pflegen, reparieren und auffrischen haben in der Kreislaufwirtschaft einen hohen Stellenwert. Bild: Shutterstock/Elnur
Unterstützt durch extern erstellte Businessmodelle wurde geprüft, wie sich die unterschiedlichen Interessen einbinden lassen und wie sich bestehende Beschaffungsprozesse juristisch korrekt an eine gemeinsame, zentrale Ausschreibung für die gesamte niederländische Verwaltung anpassen lassen. Der Weg zur ganzheitlichen Umstellung umfasste zunächst, dass die einzelnen Ministerien und ihre Büros entscheiden mussten, wie und wann sie ihre alten Möbel mit neuen ergänzen wollten. Hersteller sollen ihre Produkte künftig so produzieren, dass sie länger halten und reparierbar sind. Wenn sie vom Kunden nicht mehr gebraucht werden, müssen sie zurückgenommen und im Sinn der Kreislaufwirtschaft verwertet werden.
Aus den Erfahrungen lernen
Ein paar nützliche Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:
Erarbeiten Sie mit allen Beteiligten ein konsolidiertes Verständnis von Kreislauffähigkeit.
Setzen Sie ein klares Ziel und bleiben Sie in den Ausschreibungsunterlagen wie auch in den Verträgen konsistent.
Bilden Sie zur Begleitung des Projekts ein integriertes Team mit Stakeholdern wie Kund:innen, Beschaffungsverantwortlichen, Juristen, Kreislaufwirtschaftsfachpersonen.
Beziehen Sie die ganze Organisation mit ein und suchen Sie nach Botschaftern für Ihr Projekt.
Definieren Sie, welche Art von Anbieter Sie benötigen, um die Ziele zu erreichen.
Definieren Sie, welche Vertragsform für Ihre Organisation am besten geeignet ist.
Bringen Sie alle Lieferanten an einen Tisch. Sollte sich ein Lieferant zunächst nicht mit dem Thema Kreislaufwirtschaft auseinandersetzen wollen, überlegt er sich das womöglich anders, wenn er sieht, dass die Konkurrenz das tut.
Sie werden nicht alles von heute auf morgen ändern können, aber jede Frage, die Sie stellen, wirkt sich auf den Markt aus.
Schliessen Sie einen Rahmenvertrag über eine längere Laufzeit ab. Das bietet dem Lieferanten mehr Sicherheit und Anreize für Verbesserungen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Umsetzung.
Im Rahmen einer Marktkonsultation wurden alle Hersteller eingeladen und über die geplante Umstellung informiert. Es wurde ihnen unmissverständlich kommuniziert, dass sie ihre Produktionskriterien den neuen Prinzipien anpassen müssen, wenn sie weiterhin Auftragnehmer der niederländischen Verwaltung bleiben wollen. Das hat Bewegung in die Branche gebracht.
Qualität vor Preis
Im Jahr 2017 erfolgte die erste Ausschreibung, die einerseits die Pflege, Reparatur und Wiederaufbereitung des bestehenden Mobiliars und anderseits die Lieferung von kreislauffähigen neuen Möbeln umfasste. Um den Herstellern Zeit für die Neuausrichtung ihrer Produktions- und Geschäftstätigkeit zu geben, waren Rahmenverträge über eine Laufzeit von insgesamt zehn Jahren vorgesehen. Eine Zielüberprüfung anhand von Schlüsselindikatoren soll jeweils nach zwei bis drei Jahren über eine Verlängerung der Lieferverträge entscheiden. Der Preis wurde mit 20 Prozent gewichtet, wobei ein Kostendach über die gesamte Laufzeit von 200 Millionen Euro festgelegt wurde.
Mit 80 Prozent wurde die Qualität anhand von drei Kriterien gewichtet:
Aktionsplan: Die Anbieter waren aufgefordert, in einem Aktionsplan detailliert darzulegen, wie sie die in der Ausschreibung definierten Ziele erreichen wollen, wie gross ihr Wissen bezüglich Kreislaufwirtschaft in der Möbelproduktion ist, wie sie die Zusammenarbeit entlang der Wertschöpfungskette gestalten, welche Anreize sie im eigenen Unternehmen und bei den Partnerunternehmen für Verbesserungen in Bezug auf die Kreislauffähigkeit setzen und anhand welcher Schlüsselindikatoren diese Fortschritte gemessen werden.
Kreislauffähigkeit der neuen Produkte: Bei neuen Möbeln wurde der Anteil an eingesetztem Recyclingmaterial und an toxischen Bestandteilen bewertet sowie die Zerlegbarkeit und die Rezyklierbarkeit der Materialien.
Sozialer Mehrwert: Kreislaufwirtschaft hat ein grosses Potenzial, Menschen am Rande des Arbeitsmarktes zu integrieren. Die Anbieter hatten darzulegen, wie sie dieses Potenzial verbindlich nutzen.
Zwei Anbieter erhielten schliesslich den Zuschlag. Die Umsetzung der Verträge ist ein intensiver Prozess für alle Beteiligten, der Zeit braucht. Die bisherigen Erfahrungen haben jedoch gezeigt, dass kreislauforientierte Beschaffung zwar anspruchsvoll, aber möglich ist – und wenn sie gelingt, Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft zugutekommt.
Beschaffung in der Schweiz
Weiterführende Informationen zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung in der Schweiz:
Der Artikel erschien im «Thema Umwelt» 1/2020.
Titelbild: Shutterstock/zhu difeng