Spicken erlaubt: 7 Tipps für eine Beschaffungsrichtlinie
Früher zählte nur der Preis, heute kommen ökologische und soziale Kriterien dazu: Nachhaltige öffentliche Beschaffung wird immer komplexer. Da hilft eine Beschaffungsrichtlinie. Die Gemeinde Muri bei Bern hat Erfahrungen in der Erarbeitung einer solchen Richtlinie und gibt ihre Tipps weiter.
Nachhaltige Beschaffung in der Gemeinde? Das ist zu schaffen. Richtlinien oder Rahmenbedingungen für eine gewisse Verbindlichkeit einzuführen, sei nicht so kompliziert, sagt Thomas Marti, Leiter Umwelt und Verkehr in Muri bei Bern. Noch vor wenigen Jahren zählte auch in der Berner Gemeinde mit rund 13'100 Einwohner:innen der Preis als entscheidender Faktor bei der öffentlichen Beschaffung, heute verlagert sich das Wertesystem – ökologische und soziale Kriterien werden wichtiger (siehe Box).
«Im hektischen Alltag geht oft das Naheliegendste vergessen: Bei anderen Gemeinden zu spicken, ist erlaubt.»
– Thomas Marti, Leiter Umwelt und Verkehr in Muri bei Bern
Der Aufwand für die Erarbeitung von Rahmenbedingungen lohne sich, ist Marti überzeugt. Langfristig zahle sich der anfängliche Aufwand aus. Denn eine einheitliche Prozessstruktur ist effizienter und die Abläufe konfliktfreier. Diese sieben Tipps hat Muri bei Bern für andere Gemeinden, die sich mit der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung befassen möchten.
Tipp 1: Rad nicht neu erfinden
Der Startschuss ist erfahrungsgemäss der grösste Knackpunkt. Beim Einstieg in den nachhaltigen Beschaffungsprozess ist es wichtig, realistisch zu bleiben – und das Rad nicht neu erfinden zu wollen. Ein Blick über die eigene Gemeindegrenze hinaus erleichtert diesen Schritt erheblich. Marti schmunzelt: «Im hektischen Alltag geht oft das Naheliegendste vergessen: Bei anderen Gemeinden zu spicken, ist erlaubt.» Vorhandene Lösungen und erfolgreiche Ansätze anderer Gemeinden können übernommen und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Dies spart Zeit, Geld und Nerven. Mit der Zeit kann eine Weiterentwicklung stattfinden, wenn es technologische, digitale oder politische Neuerungen gibt.
Tipp 2: Gemeinsam geht’s besser
Alle, die im Alltag Einkaufsentscheidungen treffen, müssen bei der Erarbeitung der Richtlinie mit im Boot sitzen. Nur so kann ein alltagstaugliches Regelwerk entstehen, das anschliessend nicht zum Papiertiger wird. Hier und da werden Kompromisse nötig sein. Doch der Konsens rund um die ökologischen und sozialen Kriterien ist wichtig, damit die Vorgaben im Einkauf auch wirklich Anwendung finden. In Muri bei Bern sassen alle Einkaufsverantwortlichen der verschiedenen Abteilungen am runden Tisch.
Tools und Merkblätter helfen bei der Erarbeitung einer Beschaffungsrichtlinie.
Tipp 3: Unterstützung und Beispiele suchen
Die Sicht von aussen kann bei der Entwicklung eines Beschaffungsrahmens helfen. Der Austausch mit anderen Gemeinden, die bereits mit einer Beschaffungsrichtlinie für nachhaltigen Einkauf arbeiten, ist empfehlenswert. Eine externe Beratung ist ebenfalls ein effizienter Weg. Sie kann eine neutrale Einschätzung geben, blinde Flecken aufzeigen und die Nachhaltigkeitsstrategie optimieren. Zudem gibt es zahlreiche Tools und bewährte Praxisbeispiele, die den Prozess erleichtern. Die Toolbox Nachhaltige Beschaffung Schweiz auf der Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung (WÖB) bietet eine Fülle an Ressourcen und guten Praxisbeispielen verschiedenster Gemeinden und Produktgruppen.
Tipp 4: Klare Vorgaben, aber mit Spielraum
Eine gute Mischung aus festen Richtlinien und flexiblem Handlungsspielraum ermöglicht es, sowohl strikte Standards einzuhalten als auch kreative, nachhaltige Lösungen zu fördern. Besonders bei technischen Spezifikationen ist es wichtig, dass die Projektverantwortlichen auch nachhaltige Innovation einbeziehen können, denn in ökologischen Aspekten ist das Tempo des technologischen Fortschritts enorm.
Tipp 5: Adieu Änderitis – Erfahrungen sammeln vor Anpassungen
Nachhaltigkeit kann nicht von heute auf morgen erzwungen werden. Sie ist ein Prozess – am besten beginnt man einfach und wächst Schritt für Schritt. Erst wenn genügend praktische Erfahrungen vorliegen, sollten grössere Änderungen in Betracht gezogen werden. So entsteht eine solide Grundlage, die kontinuierlich verbessert wird. Beispielsweise sollten Ausschreibungen nicht jedes Mal neu aufgesetzt, sondern standardisiert genutzt werden. Zu Beginn ist es sinnvoll und zeitsparend, über alle Abteilungen über zwei bis drei Monate hinweg Erfahrungen zu sammeln und basierend auf diesen Erkenntnissen Prozessanpassungen vorzunehmen.
Eine Beschaffungsrichtlinie ist ein wichtiger Schritt zur Erreichung der Klimaziele für eine Gemeinde. Bild: Gemeinde Muri bei Bern
Tipp 6: Planung, Planung, Planung
Es ist wichtig, die Beschaffungsprozesse detailliert durchzudenken, beispielsweise von anstehenden Projekten in der Gemeinde über ein Jahr. Ein immer gleicher Prozess spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern trägt dazu bei, dass alle Beteiligten mit klaren Strukturen zusammenarbeiten und die Ziele der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung erreichen.
Tipp 7: Evaluation von Anfang an einplanen
Zur Entwicklung eines erfolgreichen Beschaffungsprozesses gehört auch die Evaluation. Schon zu Beginn gilt es zu überlegen, wann, wie und was evaluiert werden soll. Klare Kriterien und Methoden zur Bewertung der Ergebnisse helfen, den Fortschritt zu messen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Eine regelmässige Evaluation ermöglicht zudem, den Prozess oder Verantwortlichkeiten kontinuierlich zu optimieren, beispielsweise bei kantonalen und nationalen Gesetzesanpassungen, bei technologischen Fortschritten auf dem Markt oder bei sich ändernden Beschaffungsansprüchen verschiedener Ämter in der Gemeinde.
Mit Geduld zum Ziel
Muri bei Bern hat sich 2019 zum ersten Mal intensiv mit dem Thema nachhaltige Beschaffung auseinandergesetzt. Ausschlaggebend war das Rating von Solidar Suisse, dessen unbefriedigendes Ergebnis die Gemeinde wachgerüttelt hatte. Es war klar: Nachhaltige Kriterien sollten künftig bei den Zuschlägen eine Rolle spielen. Doch wie sollte man das anpacken? Ein Blick in die Nachbargemeinden, beispielsweise Ittigen, brachte Inspiration. Warum alles neu ausarbeiten, wenn bereits funktionierende Lösungen existierten?
So studierte ein Projektteam die Vorgehensweisen anderer und erarbeitete dann einen eigenen Beschaffungsrahmen, der …
Spielraum lässt, aber für sämtliche Beschaffenden verbindlich ist – auch für freihändige Beschaffungen. Ausnahmen müssen begründet werden.
das vorteilhafteste Angebot in Bezug auf ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit bevorzugt, nicht das günstigste.
bei technischen Spezifikationen den gesamten Lebenszyklus sowie die Auswirkungen auf Umwelt und Klima berücksichtigt.
mittels eines jährlichen Controlling-Gesprächs, dessen Protokoll dem Gemeinderat zur Kenntnis gebracht wird, mit dem Gemeinderat überprüft wird, um bei Bedarf die Kriterien und die Verantwortlichkeiten anzupassen.
Damit die Vorgaben auch zur Anwendung kommen, werden Mitarbeitende bei Bedarf im Beschaffungsprozess geschult. Obwohl der Prozess noch heute andauert, ist laut Thomas Marti das Umwelt- und Klimabewusstsein in der Gemeinde und in den verschiedenen Projektteams von Gemeindevorhaben viel grösser als zuvor. Heute wird Beschaffung als wichtige Aufgabe verstanden.
Titelbild: Gemeinde Muri bei Bern
Im Rahmen der Tätigkeiten rund um die nachhaltige Beschaffung wird Pusch vom Bundesamt für Umwelt (BAFU) und vom Kanton Bern unterstützt.